Lean นั้น สำคัญไฉน ส่งเสริมฯ ทำได้ ประหยัดเวลา

“ลีน” (Lean) คำศัพท์สั้น ๆ ที่พอจะคุ้นหูอยู่บ้าง (สำหรับบางท่าน) หากอยู่ในวงการออกกำลังกาย ดูแลสุขภาพ จะมองถึงการลดไขมันส่วนเกินในร่างกาย เพื่อให้มีร่างกายสวยงาม กระชับ แต่ในบทความนี้ เราจะมากล่าวถึง “ลีน” ที่ถูกกำหนดเป็น “แนวคิด” และเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ที่เรียกว่า “Lean Organization”

นับตั้งแต่มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ เปลี่ยนสภาพเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ข้อดีของการเปลี่ยนแปลงนี้ มองในแง่โอกาสในพัฒนา มหาวิทยาลัยจะมีความคล่องตัวในการทำงานเพื่อมุ่งไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่าได้มากขึ้น และมหาวิทยาลัยจะสามารถกำหนดเป้าหมาย ทิศทาง วิธีการปฏิบัติ เพื่อให้เกิดความคล่องตัว ทันต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างทันท่วงที”

“เมื่อเป็นเช่นนั้นแล้ว ส่วนงานย่อยภายใต้มหาวิทยาลัย ควรทำอย่างไร ?”

การเปลี่ยนแปลงดังกล่าว เป็นโอกาสที่สำนักส่งเสริมและบริการวิชาการ ซึ่งเป็นหน่วยงานบริการวิชาการ ภายใต้มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ที่ทำหน้าที่ “ส่งเสริม ความรู้” และ “ให้บริการ ด้านวิชาการ” จะได้ทบทวนการทำงานเพื่อมุ่งเป้าไปสู่ผลสัมฤทธิ์ของงานบริการวิชาการ ที่เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อสังคมในวงกว้าง และนำไปสู่ความยั่งยืนมากขึ้น และการจะเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ได้นั้น นั่นหมายถึง “กระบวนการที่นำไปสู่ผลลัพธ์ ก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนเช่นกัน”

“ผลลัพธ์ที่ดี(กว่า) จะเกิดขึ้นได้ ย่อมเกิดจากกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ”

ปี 2565 เป็นห้วงเวลาที่สำคัญสำนักส่งเสริมฯ ได้ทบทวนและปรับรูปแบบกระบวนการทำงานภายในที่เป็นแนวปฏิบัติมาอย่างยาวนาน ให้สนับสนุนการขับเคลื่อนภารกิจด้านบริการวิชาการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อมุ่งไปสู่ผลสัมฤทธิ์ของมหาวิทยาลัย และเหนือสิ่งอื่นใดคือ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์สุดท้ายที่มีคุณค่าสูงสุดต่อผู้รับบริการสังคมและกลุ่มเป้าหมายของสำนักฯ

“การปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผ่านการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า สามารถปรับตัวเพื่อสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง”

แนวคิดข้างต้น จึงถูกนำมาเป็นวาระสำคัญของสำนักส่งเสริมฯ สู่การปฏิบัติ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ของที่มีประสิทธิภาพสูงสุด และเราเรียกกันว่า “LEAN” ผู้บริหารและบุคลากรสำนักส่งเสริมฯ ได้ร่วมกันถอดบทเรียนรูปแบบการทำงาน ผ่านกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้

บทสรุปหนึ่งที่เกิดขึ้นคือ คือ สำนักส่งเสริมฯ ได้กระบวนการทำงานที่ลดตัวแปรต้นทุนในกระบวนการทำงานที่ไม่จำเป็น “ด้านการ LEAN กระบวนการดำเนินงานด้านเอกสาร” และถูกนำมากำหนดเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานของสำนักส่งเสริมฯ ตัวอย่างกระบวนการ LEAN ระบบการทำงานที่เห็นผลชัด เช่น

จากตัวอย่างส่วนหนึ่งในกระบวนการลดขั้นตอนด้านเอกสารดังกล่าว แม้เป็นเพียงกระบวนการทำงานสนับสนุนงานสำนักฯ เพียงส่วนหนึ่ง แต่หากเมื่อทั้งหน่วยงาน นำ LEAN มาปฏิบัติสู่กระบวนการทำงานด้านต่าง ๆ เช่น กระบวนการด้านการเงินกระบวนการจัดอบรม เหล่านี้มาประกอบกัน ผลรวมเป็นการลดเวลาที่สูญเปล่า นั่นหมายถึง สำนักส่งเสริมฯ จะได้เวลาที่นำไปใช้เป็นโอกาสในการสร้างงานบริการที่มีคุณค่ากลับคืนมามากขึ้น นำไปสู่ผลลัพธ์ในการสร้างงานที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ ประกอบเป็นผลรวมในกระบวนการสร้างงานบริการวิชาการที่ดียิ่งขึ้น เกิดผลลัพธ์สุดท้ายที่ส่งมอบงานที่มีคุณค่าและประโยชน์สูงสุดต่อผู้รับบริการในสังคมและกลุ่มเป้าหมายของสำนักฯ ต่อไป

“Lean นั้น จึงสำคัญฉะนี้แล”